Hiển thị các bài đăng có nhãn Bộ chứng từ. Hiển thị tất cả bài đăng
Hiển thị các bài đăng có nhãn Bộ chứng từ. Hiển thị tất cả bài đăng
Bộ chứng từ trong một số khoản chi phí
1. Chứng từ đối với việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa
a. Đối với hàng hóa mua trong nước.
- Hợp đồng
- Hóa đơn GTGT.
- Chứng từ thanh toán cho người bán, đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
b. Đối với hàng hóa nhập khẩu.
+ Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
+ Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
+ Hóa đơn thương mại.
+ Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
2. Chứng từ khi bán hàng hóa.
a. Đối với hàng hóa bán trong nước.
- Hợp đồng.
- Hóa đơn GTGT
b. Đối với hàng hóa xuất khẩu.
+ Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
+ Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
+ Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng
+ Hóa đơn thương mại.
+ Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
3. Bộ chứng từ của chi phí tiền lương, tiền công
Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý thì cần:
- Hợp đồng lao động
- Chứng minh thư phô tô.
- Quy chế tiền lương, thưởng.
- Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)
- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)
Đối với những lao động thời vụ cần có:
- Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN
Đối với hợp đồng giao khoán cần có:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản bàn giao
- Biên bản nghiệm thu
- Chứng từ thanh toán tiền
4. Các khoản phụ cấp cho người lao động
Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì cần có các chứng từ sau:
- Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:
+ Hợp đồng lao động.
+ Thỏa ước lao động tập thể.
+ Quy chế tài chính.
- Chứng từ chi tiền cho người lao động.
5. Bộ chứng từ đầy đủ của chi phí công tác gồm:
- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
6. Bộ chứng từ của tài sản cố định khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sản.
a/ Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :
- Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
- Hóa đơn
- Biên bản giao nhận tài sản
- Chứng từ thanh toán
Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm
- Hồ sơ quyết toán công trình ( nếu là xây dựng)
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.
b/Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có
- Quyết định thanh lý,hủy tài sản
- Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng
- Hóa đơn bán tài sản
- Biên bản bài giao tài sản
- Chứng từ thanh toán
c/ Chi phí khấu hao tài sản.
- Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định.
- Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
7. Bộ chứng từ vé máy bay
a. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:
- Vé máy bay điện tử.
- Thẻ lên máy bay (boarding pass)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần:
- Vé máy bay điện tử,
- Giấy điều động đi công tác.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
b. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay dưới 20 tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:
- Vé máy bay.
- Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).
- Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
- Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.
8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát.
a. Đối với chi phí nghỉ mát
- Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.
- Chứng từ thanh toán.
b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động…
- Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
- Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty
- Chứng từ chi tiền
- Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.
9. Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.
- Các khoản chi phí này gồm:
+ Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.
+ Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra
- Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:
+ Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC
+ Hợp đồng mua bán, thuê nhà.
+ Chứng từ thanh toán cho người bán.
10. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản.
- Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:
+ Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.
+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp
+ Biên bản giao nhận tài sản.
+ Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.
+ Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
+ Chứng từ liên quan khác
- Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.
+ Biên bản chứng nhận góp vốn.
+ Biên bản giao nhận tài sản.
+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
+ Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
+ Chứng từ liên quan khác
(TAVA)
1. Hóa đơn thương mại: (Commercial Invoice)
Hóa
đơn thương mại là chứng từ hàng hóa do Người bán, Nhà xuất khẩu lập ra
trao cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch
vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và để đòi tiền Người mua, Nhà
nhập khẩu chuyển trả tiền.
Hóa đơn thương mại thường bao gồm những nôi dung sau:
· Ngày, tháng lập hóa đơn
· Tên, địa chỉ người mua, người bán
· Mô tả hàng hóa: Tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì..v.v...
· Ngày gửi hàng
· Tên tàu
· Ngày rời cảng
· Ngày dự kiến đến
· Cảng đi, Cảng đến
· Điều kiện giao hàng
· Điều kiện thanh toán
Các loại hóa đơn:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):
Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh
toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ
để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá
trị hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán,...
Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice):
Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường
hợp như: Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc
thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng xác định ở khâu dỡ hàng,
hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến
khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.
Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.
Hóa đơn chi tiết (Detail invoice):
Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa
dạng, nhiều chủng loại,...Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân chia
ra thành những mục rất chi tiết.
2. Vận đơn đường biển: (Marine/Bill of lading)
Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng hóa bằng
đường biển do người vận chuyển cấp cho Người gửi hàng.
Tác dụng của vận đơn:
• B/L là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, thực hiện hợp đồng vận chuyển.
• B/L
là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trong
vận đơn, cho phép người nắm bản gốc của vận đơn nhận hàng hóa khi tàu
cập bến.
• Làm căn cứ để khai hải quan, làm thủ tục xuất, hoặc nhập khẩu.
• Là một chứng từ trong Bộ chứng từ mà người bán gửi cho Người mua hoặc Ngân hàng thanh toán để thanh toán tiền hàng.
• Là chứng từ có thể cầm cố, mua bán (tính lưu thông của vận đơn).
Nội dung của vận đơn:
Vận đơn được in sẳn theo mẫu. Có 02 mặt, với những nội dung cơ bản sau:
Ở mặt trước:
• Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển.(Agent)
• Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper, Consigner)
• Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee):
• Nếu là vận đơn đích danh: Ghi rõ tên người nhận hàng
• Nếu là vận đơn theo lệnh: Ghi "to order of consignee", hoặc "to order of consigner", hoặc "to order of name's bank".
• Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify Address)
• Tên tàu chở hàng (Vessel)
• Cảng xếp hàng (Port of Loading)
• Cảng bốc dỡ hàng (Port of Discharge)
• Tên cảng cuối cùng (Port of Destination)
• Khối lượng (Measurement)
• Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Bag mark and number)
• Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind package)
• Trọng lượng gộp (Gross weight)
• Trọng lượng tịnh (Net weight)
• Số bao (Number of bags)
• Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)
• Số lượng bản gốc (Number of original)
• Người lập vận đơn ký tên (Signature)
• Và một số ghi chú khác.
Ở mặt sau: Là những ghi chú về các điều khoản chuyên chở.
Các loại vận đơn:
• B/L đích danh (Straight Bill of Lading): Ghi rõ tên người nhận hàng
• B/L theo lệnh (To order Bill of Lading): Giao theo lệnh người gửi hàng, hoặc nhận hàng, hoặc Ngân hàng.
• B/L
xuất trình (To Bearer Bill of Lading): Không ghi tên người nhận hàng
hoặc theo lệnh, vì thế, hàng chỉ được giao cho người nào xuất trình vận
đơn.
• B/L hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Không có ghi chú tình trạng khiếm khuyết của bao bì và hàng hóa.
• B/L không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading): Có những ghi chú bất thường về tình trạng bao bì,hàng hóa.
• B/L
chở suốt (Through Bill of Lading): Sử dụng cho tàu chở hàng hóa trước
khi đến cảng đích phải chuyển tải qua nhiều tàu khác nhau. Người vận
tải đầu tiên phải ký phát vận đơn đại diện cho tất cả các chuyến đi đó
và chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển còn lại
đến cảng đích.
• B/L đi thẳng (Direct Bill of Lading): Dùng một tàu để chở trong toàn hành trình.
3. Phiếu đóng gói: (Packing List)
Là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định.
Nội dung của phiếu đóng gói gồm:
Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của
kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng,
thể tích của kiện hàng. Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn ghi rõ
tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỷ thuật. Tùy
theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích
hợp.
Phiếu
đóng gói được lập thành 03 bản. Một bản gửi trong kiện hàng sao cho
người nhận hàng khi cần kiểm tra hàng hóa trong kiện có thể thấy được
ngay chứng từ để đối chiếu giữa hàng hóa thực tế và hàng hóa do người
bán đã gửi. Bản thứ hai, dùng để tập hợp cùng với các bản của kiện hàng
khác, làm thành một bộ đầy đủ toàn bộ các kiện hàng trong lô hàng người
bán đã gửi. Bộ này được xếp trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm
tạo điều kiện cho người nhận hàng dễ dàng kiểm tra các kiện hàng hoặc dễ
dàng rút tỉa một số kiện hàng nào đó ra khỏi lô hàng. Bản thứ ba cũng
lập thành 01 bộ để kèm chung với Hóa đơn thương mại trong Bộ chứng từ
hàng hóa thanh toán, để xuất trình với Ngân hàng.
4. Giấy chứng thư xuất xứ: (Certificate of Origin)
Là
chứng từ xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do Nhà xuất khẩu, hoặc do
Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp, nếu như trong L/C có quy
định. Tại Việt Nam, loại chứng từ này do Phòng Thương mại và Công
nghiệp Việt Nam (VCCI) phát hành.
Nội
dung của Chứng thư xuất xứ gồm các các mục cơ bản gồm: Tên địa chỉ Nhà
xuất khẩu, Nhà nhập khẩu, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng, Ký mã hiệu,
lời khai của chủ hàng và xác nhận của Phòng thương mại về nơi sản xuất,
xuất xứ của hàng hóa.
5. Giấy chứng nhận Phẩm chất/Số lượng/Trọng lượng/Bao bì/Mùa vụ:
(Certificate of Quanlity/Quantity (or Weight)/Bags/Crop)
Do một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm. Tại Việt nam có nhiều cơ quan như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT, DAVI,...
6. Bảo hiểm đơn: Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm trong quá trình chuyên chở hàng hóa.
7. Giấy chứng nhận vệ sinh: (Sanitary Certificate)
Là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hóa đối với
người tiêu thụ do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm và giám
định hàng hóa cấp.
8. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: (Phytosanitary Certificate)
Là
chứng từ do Cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để
xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm
độc,...có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa
hoặc ở nơi hàng đến.
9. Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: (Veterinary Certificate) Là chứng từ do Cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã tiêm chủng phòng bệnh.
10. Tờ khai hải quan: Chủ
hàng phải khai các chi tiết về hàng hóa trên tờ khai để cơ quan hải
quan kiểm tra các thủ tục về giấy tờ hay về hàng hóa trong việc Nhập
khẩu hay Xuất khẩu.
Hoá đơn thương mại (comercial invoice)
Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice)
Hóa đơn hải quan (Customs invoice)
Bảng kê bao bì hàng hóa (Packing List)
Bảng kê chi tiết (Specification)
Vận đơn (Bill of lading)
vận đơn đường bộ (Way bill)
Vận đơn đường sắt (Railway bill)
Vận đơn đường biển (Marine Bill)
Vận đơn đường hàng không (Airway Bill)
Hợp đồng bảo hiệm (Insurance policy)
Các loại giấy chứng nhận
Giấy chứng nhận trọng lượng hàng hóa (Certificate of weight)
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of quality)
Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (Certificate of quantity)
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
Giấy chứng nhận vệ sinh phòng dịch (Certificate of sanitary health)
Giấy chứng nhận hạn ngạch xuất khẩu (Export quota Certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
Giấy chứng nhận hun trùng ( Fumigation Certificate )
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate)